Ваша компания вложила значительные средства в участие в выставке. Бюджет мероприятия в несколько раз больше, чем годовая зарплата каждого из Вас. Это вложения в будущее компании, в ее развитие. Но сейчас только от Вас зависит, заработает ли Ваша компания (и Вы) деньги и новых партнеров или подарит все это Вашим конкурентам.
Выставка — не лишний выходной, не отдых от работы и не место для решения своих личных проблем. Общение на выставке — серьезный и очень квалифицированный труд, за который Вам, кстати, платят деньги: Спросите профессиональных переговорщиков: за два часа напряженных деловых встреч они выматываются больше, чем за сутки спокойной работы.
Вы можете быть руководителем департамента, акционером фирмы и подчиняться напрямую только генеральному директору. Но на время выставки у Вас есть только один руководитель — руководитель стенда. И подчиняетесь Вы только ему.
Если возникла необходимость выезда на объект, срочного присутствия в офисе и так далее, то эти вопросы необходимо решать только с руководителем стенда. Не через его голову, а только с ним!
Не забудьте заранее записать мобильный телефон руководителя стенда и запомните его наизусть.
На выставку необходимо приходить, как минимум, за час до ее открытия для посетителей. Этот час необходим для того, чтобы Вы помогли разложить рекламные и информационные материалы, привели в порядок себя и свое рабочее место, выслушали задания от руководителя стенда. А потом выпили чашечку кофе — и были готовыми к встрече первых посетителей.
Пробки на дорогах, бурно проведенная ночь и сломанный будильник не являются Вашим оправданием. Но если неожиданно возникли осложнения — первым и заранее позвоните руководителю стенда.
Вы можете быть креативным человеком с длинными волосами, серьгой в носу, а на работу, если это Вам позволяется, ходить в драных джинсах и гламурном свитере. Но выставка — это официальное мероприятие со своим жестким дресс-кодом — правилами к внешнему виду.
Здесь норма: аккуратная прическа, костюм, галстук и начищенная до блеска обувь. Приветствуются также приятный запах от тела и изо рта, отсутствие грязи под ногтями и сугробов перхоти на плечах. Берите пример с лауреатов Нобелевской премии, среди которых — все великие, но все без исключения уважают правила церемонии и других Великих.
И не забудьте взять с собой авторучку, визитки, щетки для чистки одежды/обуви и расческу.
Работающий на выставке менеджер — всегда немного шоумен. Он должен элегантно и легко показать новое оборудование, умудрившись не сломать и не повредить его во время показа (знаменитое «брюки превращаются»).
Во время беседы с посетителем и партнером особенное внимание обратите на свои жесты. Не «закрывайтесь» от собеседника складывая на груди руки и перекрещивая ноги, не ежьтесь, не чешитесь, не дергайте ногой, выдавая тем самым свою нервозность. Не ковыряйтесь в носу! И ради всего святого, стоя перед посетителем, не складывайте руки, как футболисты в «стенке» перед штрафным.
Как заискивающий, так и снисходительный стиль общения не годится. Вы должны разговаривать с собеседником дружески и уважительно. Старайтесь обаять собеседника, понравиться ему. Больше улыбайтесь, даже в отсутствие посетителей.
Избегайте вульгаризмов, жаргонизмов и слов-паразитов. Не спешите сказать, что думаете. Следите за тем, что и как говорите.
Ресепшен — это передовой рубеж на выставке. Без команды руководителя стенда, ни один боец не имеет права покидать поле боя — стенд, а тем более передовую.
Помните, что одно правило на выставке всегда работает на 100 %: Ваш босс появляется незаметно, всегда около ресепшена и всегда в тот момент, когда происходит сбой в работе стенда.
Времена, когда выставка была исключительно источником новых партнеров, давно прошли. Во многих случаях сейчас важнее удержать старого партнера, чем найти нового. Посмотрите, вокруг Вас стоят и улыбаются конкуренты, которые первые воспользуются Вашими просчетами.
Вот почему нужно особенно тщательно готовиться ко встрече со старыми дилерами. Заранее продумайте план беседы, правильно расставьте акценты и просчитайте итоговые варианты встречи. Подготовьте индивидуальное предложение по сотрудничеству, подкрепите его компактной, но значимой подборкой полезной информации. Здесь как раз тот случай, когда можно посидеть за чашечкой коньяка — ведь не каждый день к Вам приходит Ваш друг.
Каждый новый посетитель — ценен.
Каждый клиент — всегда прав. Это правило также никто не отменял.
Однако не каждый посетитель — Ваш потенциальный клиент.
Поэтому одним — подарите фирменный пакет или ручку, и пусть идут себе с миром, а для других уделите максимум своего времени.
В умении выбрать — и заключается Ваш профессионализм.
Один день выставки равен месяцу работы в обычных условиях. Поэтому не надейтесь на свою память и все (до мелочей!) записывайте. Восстановить всю важную информацию по памяти на следующий день будет уже невозможно. Да и некогда уже будет:
Не оставляйте на ресепшене заполненные анкеты и свои записи — их обязательно по ошибке унесет Ваш коллега или сложит в мусорный контейнер добросовестная уборщица выставочного центра. Секунда невнимания — и целый день работы (который кормит год) пойдет коту под хвост.
Ни одна выставка не обходится без маленьких форс мажоров. Сохраняйте хладнокровие и улыбку в любой ситуации. У Вашего стенда может обвалиться второй этаж или исчезнуть электричество. Так и было задумано, это — наш креативный ход! Ваш коллега может заболеть. Ну что ж — его потенциальные клиенты будут работать со мной!
Любые минусы можно легко обратить в плюсы и в любой ситуации нужно оставаться на высоте. И только паника на Вашем лице оттолкнет от Вас посетителя.
Не думайте, что датой окончания Вашего участия в выставке будет дата ее закрытия. Для того, чтобы выставка принесла пользу компании, Вам предстоит не только потрудиться на стенде, но и серьезно поработать с полученной в ходе выставки информацией, прежде всего, с наработанной контактной базой.
Ведь основным критерием эффективности выставки для климатических фирм всегда была отдача от наработанных контактов, когда усилиями менеджеров контакты перерастают в контракты и реальную прибыль.