Проекты для владельцев бизнеса
- Организация выставок
- Два пути организации выставки
- Основные этапы
- Выставка «Мир Климата»: практическое пособие, как стать первым
- Типичные ошибки организатора выставки
- Почему умирают старые и открываются новые выставки
- Где узнать о выставках
- Шаблоны документов
- Организация выставок: как оптимизировать процесс
- Организаторы выставок
- Проведение выставок - ответы на Ваши вопросы
- Создание учебного центра
- Создание журнала
- Организация Ассоциации
- Общественные проекты
Учебные курсы
Вопросы и ответы
Новости
- 2013-07-24 Внесены изменения в закон об охране окружающей среды
- 2013-05-21 Распоряжение Правительства о Всероссийском Конкурсе «Защити озоновый слой и климат Земли»
- 2012-11-24 UNIDO и WorldSkills: сотрудничество в России
- 2012-10-31 Конкурс по энергоэффективности при поддержке ЮНИДО для образовательных учреждений. Открыта регистрация
- 2012-10-02 Департамент образования Москвы о Центре Микроклимата, Энергоэффективности и Автоматизации зданий
Подписка на новости
Подписка на новости
Документы, предоставляемые Экспонентом организатору выставки
Процесс подготовки к выставке предполагает предоставление экспонентом организатору определенного количества документов, которые можно разделить на 2 группы: обязательные и дополнительные.
Первая группа — обязательные документы — включает:
- Письмо на ввоз-вывоз оборудования (экспонатов) — Форма 1;
Данное письмо должно содержать полный перечень ввозимого на территорию Выставочного комплекса оборудования и материалов. Экспонаты, а также теле-видео-аппаратура должны быть перечислены с указанием марки и типа; ввозимые хозяйственные предметы и рекламную литературу следует также включить в список. Если сотрудники часть оборудования и материалов приносят с собой (на руках), то его также необходимо указать в письме, во избежание проблем с вывозом оборудования после окончания выставки, так как в этом случае Вы не сможете доказать, почему было ввезено (условно) 5 единиц, а вывозят 25.
Письмо оформляется на фирменном бланке экспонента, заверяется подписью и печатью.
- Письмо на выдачу пропусков для сотрудников фирмы-экспонента на период монтажа и демонтажа Вашего выставочного стенда — Форма 2;
В письме нужно указать список сотрудников с их паспортными данными (для иногородних необходимо предоставить копию регистрации проживания в г. Москве) и ответственного за технику безопасности с № телефона.
Также как и Форма 1 оформляется на фирменном бланке экспонента, заверяется подписью и печатью.
- Доверенность на представителя компании — Форма 3;
Предоставляется вместе с Формой 2 и служит для получения монтажных пропусков. Должна содержать, в обязательном порядке, оригинал печати компании и подписи уполномоченного лица.
Заполненные Формы 1, 2, 3 привозятся в дирекцию выставки человеком, на имя которого подписана доверенность (форма 3). Время оформления документов согласовывается заранее с организаторами выставки (как правило, за несколько дней до начала монтажа), чтобы в дальнейшем избежать проблем, связанных с нехваткой монтажных пропусков и т.д.
Вторая группа документов может включать:
- заявку на получение парковочного талона;
- заявку на заезд на территорию выставочного комплекса транспортного средства экспонента;
- заявку на получение дополнительных бэджей для работы сотрудников компании на стенде и др.
Такое деление обусловлено спецификой Выставочного комплекса, в котором проходит выставка, и требованиями организаторов. Предоставление обязательных документов дает возможность проведения всего комплекса монтажно-демонтажных работ. Количество дополнительных документов зависит от набора услуг, которые организаторы и Выставочный комплекс предоставляют экспонентам до, во время и после выставки.
Каждый организатор устанавливает свои правила оформления и требования к содержанию форм, которые зависят от тематики выставки и требований самого Выставочного комплекса, поэтому их каждый раз необходимо уточнять.
Ниже представлены примерные образцы форм 1, 2, 3.